oleh: DR.HC. Ary Ginanjar Agustian (Founder ACT Consulting)

Mengapa satu budaya organisasi seperti korporasi atau instansi pemerintah lebih entropis dari yang lain? Entropi budaya (Toxic Culture) adalah mengukur energi yang terbuang percuma di tempat kerja memang berbeda-beda prosentasenya, ada yang tinggi dan ada yang rendah. Contoh sederhana, saya umpamakan sebuah organisasi itu adalah sebuah mobil yg memiliki tingkat konsumsi bahan bakarnya 1: 10, atau setiap satu liter bensin bisa menjangkau 10 km. Akan tetapi kenyataanya hanya 1 liter bensin yg dikonsumsi hanya mampu mencapai 5 km saja. Artinya entropi mobil itu adalah 50 % akibat karat dan aus. Entropi budaya yang tinggi akan menurunkan kinerja organisasi, akibat energi yg terbuang percuma, sebaliknya entropi rendah maka akan meningkatkan kinerja organisasi secara efisien.

Entropi budaya di sebuah organisasi sesungguhnya adalah cerminan dari entropi pribadi pemimpinnya, atau warisan entropi pribadi pemimpin sebelumnya. Entropi pribadi dalam suatu organisasi bahkan dilembagakan melalui sistem birokrasi masa lalu yg panjang berbelit dan proses yang membutuhkan hirarki dalam pengambilan setiap keputusan, atau kekakuan karena struktur organisasi yg tidak efisien. Entropi budaya yang disebabkan oleh pemimpin saat ini biasanya muncul dalam bentuk: kontrol berlebihan dan kehati-hatian akibat saling tidak percaya, saling menyalahkan, kompetisi internal, dan ketidakjelasan wewenang.

Entropi budaya organisasi, korporasi atau instansi sesungguhnya adalah refleksi langsung dari entropi pribadi sang peminpin itu sendiri. Ini adalah jumlah energi ditimbulkan karena ketakutan seorang pemimpin yang diekspresikan dalam interaksi sehari-hari dengan orang-orang dalam organisasi. Kekhawatiran pemimpin dapat menimbulkan tindakan seperti: kontrol berlebih, terlalu berhati-hati dan lain sebagainya.

Penyebab utama entropi pribadi adalah ketakutan di alam bawah sadar dalam pengambilan keputusan. Untuk mengatasi hal ini dibutuhkan penguasaan pribadi, didukung oleh pembelajaran skill kepemimpinan untuk menciptakan keselarasan pribadi (personal alignment).

Penelitian menunjukkan adanya korelasi yang jelas antara pemimpin dengan entropi budaya organisasi. Ada dua hasil penelitian yang cukup ekstrim yang menunjukkan hubungan tersebut yang pertama disebut Pemimpin Entropi Tinggi dan Pemimpin Entropi Rendah. Pemimpin yg memiliki tingkat entropi tinggi akan menghasilkan tim berkinerja rendah. Apabila entropi pribadi 64 persen maka mengakibatkan entropi budaya timnya juga tinggi yaitu 38 persen. Pemimpin entropi rendah mengakibatkan tim berkinerja tinggi, entropi pribadi pemimpinnya relatif rendah sebesar 9 persen, dan entropi budaya tim juga rendah sebesar 7 persen. Artinya pemimpin sesungguhnya adalah penyebab utama dari entropi budaya organisasi, korporasi ataupun instansi.

Cara untuk mengurangi warisan entropis pemimpin masa lalu adalah dengan melakukan : de-layering, re-strukturisasi, dan de-birokratisasi dan transformasi budaya.

Entropi dan Kinerja

Hasil dari studi organisasi 163 di Australia dilakukan oleh Hewitt Associates dan Barrett Values Center 2008 Survei Pekerja Terbaik di Australia dan Selandia Baru (Beanz) menunjukkan korelasi yang kuat antara tingkat entropi dalam sebuah organisasi dan tingkat keterlibatan staff, atau kesungguhan dan keikhlasan dalam bekerja atau sering dinamakan
staff engagement.

Dalam risetnya Barrett menemukan bahwa dalam organisasi dengan ‘engagement’ karyawan lebih dari 65 persen dan entropi di bawah 10 persen, maka pertumbuhan pendapatan 35 persen selama periode tiga tahun. Sebaliknya Organisasi dengan skor engagement dalam kisaran 40-65 persen dan entropi lebih besar dari 22 persen memiliki pertumbuhan tiga tahun pendapatan hanya 7 persen.

Kesimpulannya bahwa tingkat entropi budaya organisasi sesungguhnya terjadi akibat entopi pribadi pemimpinnya. Dan secara signifikan entropi budaya mempengaruhi kinerja dan prestasi sebuah organisasi, sebuah korporasi atau instansi kita. Sekarang mungkin kita bisa mencoba mereka-reka berapa persen kira-kira tingkat entropi BUMN kita? Berapa entropi instansi kita? Dan yang terakhir berapa persen entropi perusahaan raksasa milik kita bersama yang namanya “Indonesia Incorporation ini? ”

” Tidak berubah nasib suatu kaum sebelum mereka mengubah jiwa mereka sendiri “.

Managemen Agen Perubahan – Sebagai pemimpin, meskipun di perusahaan yang besar sekalipun kita tidak memiliki kontrol atas percepatan dan pertumbuhan pasar serta tingginya persaingan. Namun yang pasti kita dapat mengendalikan pola pikir kita sendiri untuk mengatasi kedua hal tersebut. Jika kita memiliki daftar panjang tentang berbagai prediksi mengerikan, sangat mudah bagi kita menjadi lumpuh oleh ketakutan dan resisten terhadap perubahan. Tetapi menurut Ary Ginanjar Agustian jika Anda bisa memunculkan sifat keberanian seorang pemimpin, maka masa sulit bisa menjadi waktu yang tepat untuk memisahkan diri sekelompok orang yang lumpuh dan bangkit untuk melakukan perubahan dan menyambut tahun-tahun kegemilangan di masa mendatang.

Ketika muncul keinginan untuk membentuk masa depan, hal yang paling mengkhawatirkan adalah  terlalu banyak perubahan atau terlalu sedikit perubahan. Khususnya di dalam perekonomian yang mana terlalu banyak pesaing  dan terlalu sedikit pelanggan produk dan layanan yang banyak memiliki kesamaan. Inilah saatnya untuk memikirkan kembali asumsi strategis lama yang dipegang di dalam perusahaan Anda, untuk menantang kebijaksanaan konvensional dalam perusahaan Anda, dan untuk mendorong diri sendiri untuk belajar, tumbuh, dan berinovasi.

Albert Einstein pernah mengatakan, “Masalah penting yang kita hadapi kini tidak dapat kita pecahkan pada tingkat berpikir yang sama seperti ketika kita menciptakan masalah tersebut.” Ini saatnya untuk melakukan  dan mendapatkan sesuatu yang berbeda. Di bawah ini ada beberapa pertanyaan yang dirumuskan oleh penggagas perubahan -salah seorang di antaranya adalah Bill Taylor- bagi para pemimpin bahwa mereka harus bertanya pada diri mereka sendiri dan organisasi mereka.

Culture Change Agent Workshop Auto 2000 | ACT Consulting

1. Apakah Anda melihat peluang persaingan yang tidak terlihat?

Seorang penulis Perancis Marcel Proust pernah mengatakan, “Tindakan nyata penemuan bukan dengan mencari lahan baru tetapi melihat dengan mata baru.” Perusahaan yang sukses dan mampu memenangkan persaingan, karena mereka mampu melihat peluang dan memanfaatkannya.

2. Apakah Anda memiliki ide-ide baru tentang di mana tempat mencari ide-ide baru?

Salah satu cara untuk melihat masalah adalah seperti ketika Anda melihat sesuatu untuk pertama kalinya dalam beragam bidang dengan ide-ide yang telah bekerja dalam waktu lama. Ide yang bersifat rutin dalam satu industri dapat menjadi revolusioner ketika mereka bermigrasi ke industri lain, terutama ketika mereka menantang asumsi yang berlaku.

3. Apakah Anda menjadi ‘yang paling’?

Anda tidak bisa menjadi “cukup baik” dalam segala hal lagi. Anda harus menjadi yang paling sesuatu: yang paling terjangkau, paling mudah, paling elegan, yang paling berwarna-warni, yang paling transparan. Apakah Anda sudah menjadi yang paling?

Training Change Agent PT Pegadaian Persero

4. Sudahkah Anda tahu bagaimana sejarah organisasi Anda dapat membantu membentuk masa depan?

Seorang psikolog menggambarkan apa yang terjadi ketika yang terbaik dari yang lama menginformasikan sesuatu untuk menemukan yang baru. Inti dari kreativitas, menurutnya, adalah “mencari tahu bagaimana menggunakan apa yang sudah Anda ketahui agar dapat melampaui apa yang sudah Anda pikirkan.” Para pemimpin paling kreatif tidak pernah mengingkari masa lalu. Mereka menemukan kembali dan menafsirkan apa yang datang sebelumnya sebagai cara untuk mengembangkan garis pandang pada masa mendatang.

5. Dapatkah pelanggan Anda hidup tanpa Anda?

Para peneliti telah mengidentifikasi sebuah hirarki hubungan antara perusahaan dan pelanggan mereka dari kepercayaan diri untuk integritas pada kebanggaan untuk Untuk menguji gairah, mereka mengajukan pertanyaan sederhana: “Dapatkah Anda membayangkan dunia tanpa produk ini?” Salah satu tantangan perubahan adalah untuk menjadi tak tergantikan di mata pelanggan Anda.

6. Apakah Anda memperlakukan pelanggan yang berbeda-beda?

Jika tujuan Anda adalah untuk menjadi sangat diperlukan untuk salah satu pelanggan Anda, maka hampir pasti Anda tidak akan menarik bagi semua pelanggan. Dalam dunia yang berubah-ubah dan cepat berubah, salah satu ujian seberapa besar komitmen perusahaan tentang mengabaikan pelanggan yang kadang terlihat kurang

Training Of Trainer Agen Perubahan BRI

7. Apakah Anda konsisten dalam komitmen Anda untuk berubah?
Pakar sering mengkritik perusahaan yang tidak memiliki keberanian untuk berubah. Bahkan, masalah dengan sebagian besar organisasi adalah bahwa semua yang mereka lakukan adalah perubahan. Mereka kesukaran dari satu perusahaan konsultan ke konsultan lain, dari mode manajemen terbaru ke terbaru. Jika, sebagai seorang pemimpin, Anda ingin membuat perubahan yang mendalam, maka prioritas Anda dan praktek harus tetap konsisten di masa baik dan buruk.

8. Apakah Anda belajar secepat dunia berubah?

Ini adalah pertanyaan yang paling penting dan mendesak bagi para pemimpin di segala bidang. Dalam dunia yang tidak pernah berhenti berubah, pemimpin besar tidak pernah bisa berhenti belajar. Bagaimana Anda mendorong diri Anda sebagai seorang individu untuk terus tumbuh dan berkembang – sehingga perusahaan Anda dapat melakukan hal yang sama?

Demikianlah delapan hal yang dapat Anda renungkan sebagai seorang agen perubahan. Tentu saja tak cukup hanya dalam tataran perenungan, namun berlanjut pada aksi nyata sebuah tindakan perubahan.

Ingin mengembangkan Culture Change Agent bersama ACT Consulting dan Ary Ginanjar Agustian?

Hubungi: 085694897725

Sebuah Consulting Firm dalam industri pertambangan CRU International melakukan pengukuran budaya organisasi pada akhir tahun 2009. Pada saat itu, dunia sedang mengalami krisis setelah jatuhnya Lehman Brothers. Secara global, dunia bisnis mengalami penurunan keuntungan dan persaingan yang semakin ketat. CRU International bukan hanya mengalami tekanan dari luar namun kondisi budaya kerja di dalam CRU International pun ‘dirasakan’ memperburuk situasi yang harus dihadapi oleh Dewan Direksi.

Sebagai langkah awal pembenahan yang dilakukan maka Dewan Direksi memutuskan untuk melakukan pengukuran kesehatan ” Corporate Culture ” nya terlebih dahulu,  karena pada saat itu mereka ‘merasakan benar’ situasi yang tidak sehat namun belum dapat mengidentifikasi secara pasti penyebabnya , dan dimana sumbernya.  Seperti hantu yang tapi tidak diketahui di mana keberadaanya  dan seperti apa pula bentuknya.

Lalu pengukuran kesehatan corporate culture segera dilakukan secara online dan cepat yang melibatkan seluruh karyawan. Hasil yang diperoleh sangat mengejutkan, meskipun beberapa hal di antaranya sudah diperkirakan sebelumnya. Entropi atau ‘racun birokrasi’ di dalam organisasi mereka mencapai 30%!

Ini artinya Corporate Culture sedang sakit keras sehingga perlu dilakukan tindakan segera apabila ingin menyelamatkan perusahaan dari ambang kehancuran. Karyawan mengalami situasi yang membuat mereka tidak nyaman bekerja sehingga menurunkan ‘engagement’ serta dan akhirnya menurunkan  produktivitas. Hal-hal yang ‘meracuni’ budaya segera dapat diketahui, antara lain: pengembangan yang berjalan sendiri-sendiri, birokrasi, persaingan internal, kebingungan, dan juga pekerjaan yang tidak terjamin keamanannya.

Menindaklanjuti data-data hasil pengukuran tersebut maka Dewan Direksi segera menyusun langkah-langkah perbaikan, di antaranya menyelenggarakan “focused group discussion” bersama perwakilan karyawan terkait untuk menggali situasi kerja seperti apa yang sedang mereka alami, atau yang mereka amati terjadi di dalam organisasi, bagaimana  ‘racun birokrasi ‘ itu  muncul, dan  kemudian mencari solusinya. Kemudian secara rutin mengirimkan email dan menyelenggarakan forum komunikasi terbuka dengan seluruh karyawan untuk menyampaikan arah dan strategi organisasi ke depan untuk menjawab isu kebingungan di antara mereka.

Dewan Direksi kemudian juga meluncurkan serial program pengembangan pelatihan kepemimpinan bagi seluruh karyawan sesuai dengan kebutuhan  dan permasalahan mereka.

Selain itu, nilai dan perilaku yang diharapkan dari karyawan dimasukkan sebagai bagian dari sistem sumber daya manusia, di dalam peraturan perusahaan, disampaikan dalam setiap meeting, diajarkan kepada karyawan baru dan sebagainya. Dan CEO melakukan perubahan struktur dan sistem apabila diperlukan.  Seluruh program tersebut dirancang secara komprehensif dan diimplementasikan dalam jangka waktu hanya dalam dua tahun.

Hasilnya, pada saat dilakukan pengukuran kembali di akhir tahun 2011, entropi atau ‘racun birokrasi ‘ di CRU International berhasil diturunkan secara signifikan hingga mencapai 19%. Hasil akhirnya kinerja korporasi pun menunjukkan prestasi yang sangat baik di sisi pelayanan, cost, revenue, maupun profit.

Memperbaiki Birokrasi Melalui Transformasi Corporate Culture

Sesungguhnya ini pula  yang perlu dilakukan segera dalam hal reformasi birokrasi di Indonesia yang sedang gencar-gencarnya dilakukan pemerintah  baik di Kementrian, Lembaga Tinggi Negara, Pemerintah Daerah dan BUMN, yaitu perlunya  Standarisasi Kesehatan Birokrasi dan pengukurannya secara berkala. Tanpa adanya penentuan standar kesehatan birokrasi yang jelas,  maka akibatnya upaya reformasi pun tidak akan jelas,  dan hasilnya pun tidak akan  jelas pula. Hal ini sangat penting di tengah semakin tingginya harapan masyarakat akan pelayanan publik yang lebih cepat  dalam  pertumbuhan ekonomi dan sistem komunikasi masyarakat yang semakin cepat dan makin terbuka.

Reformasi  birokrasi tanpa kejelasan standar, ibarat nasib seorang pelari dalam perlombaan marathon lintas alam. Ia harus mengeluarkan energi yang besar, namun tidak tahu di mana dan bagaimana keadaan garis startnya sebelum berlari,  bagaimana pula keadaan alamnya. Lebih celaka lagi tidak tahu di mana garis finishnya. Akhirnya sang pelari terus berlari tiada pernah henti seperti lari marathonnya Mr.Forest Gump yang tidak tahu garis start dan finish-nya.

Setiap perusahaan pasti menginginkan budaya perusahaan dengan performa yang tinggi. Akan tetapi banyak dari mereka, kesulitan untuk menciptakan budaya tersebut. Berbagai cara dilakukan untuk menghasilkan budaya perusahaan berforma tinggi, namun hasilnya sama sekali tidak berpengaruh terhadap kemajuan perusahaan.

Perlu diketahi, budaya dengan performa tinggi memiliki enam karakteristik, yaitu beradaptasi dengan baik, bergerak dengan visi, bergerak dengan nilai, peduli terhadap para pemangku kepentingan, bekerja dengan ulet, dan memiliki sedikit entropi budaya (toxic culture).

Kemampuan adaptasi

Pada dunia yang berubah dengan sangat cepat, Anda hanya dapat bertahan dan berhasil jika dapat menyesuaikan diri dengan cepat dengan kondisi pasar. Organisasi yang adaptif akan berkembang dengan cepat dibandingkan dengan organisasi hierarkis dan birokratis, serta akan memiliki pertumbuhan pendapatan yang tinggi. Kemampuan beradaptasi dapat terjadi dengan cepat jika tanggung jawab didistribusikan di seluruh bagian dalam organisasi dan para pemimpin mudah didatangi.

Bergerak dengan visi

Visi yang dapat memberikan inspirasi akan membangun kepaduan internal dan menjaga orang-orang dalam organisasi untuk bergerak menuju arah yang sama. Visi akan membimbing pengambilan keputusan yang memiliki jangka panjang.

Pentingnya Menanamkan Nilai-Nilai Perusahaan

Bergerak dengan nilai: Bersama dengan visi Anda, nilai yang ada akan menjadi pilar-pilar budaya dalam organisasi Anda. Nilai-nilai ini akan memberi tahu orang lain mengenai hal-hal yang penting dan akan membimbing Anda dalam membuat keputusan sehari-hari.

Baca juga: Program Internalisasi Budaya Perusahaan

Pemangku kepentingan

Organisasi yang peduli terhadap para pemangku kepentingan mereka menjadi berhasil dengan membuat hubungan yang kokoh dan tahan lama. Saat menunjukkan kepedulian Anda terhadap para karyawan, pelanggan, investor, partner, komunitas setempat, dan masyarakat pada umumnya, mereka juga akan peduli terhadap Anda.

Keuletan

Kerusakan, kemacetan, dan kemogokan memengaruhi performa organisasi secara signifikan dan akan memengaruhi hasil keuangan secara signifikan pula. Oleh karena itu, keuletan bekerja baik secara kultural dan operasional sangatlah penting.

Entropi Budaya yang rendah

Entropi budaya adalah pengukuran tingkat disfungsi dalam sebuah organisasi. Ini adalah jumlah energi yang digunakan dalam pekerjaan yang tidak produktif, seperti birokasi, persaingan internal, dan tindakan saling menyalahkan. Organisasi dengan performa tinggi mengukur budaya perusahaan secara reguler untuk mengurangi tingkat entropi budaya mereka. Entropi budaya yang rendah sangat terkait dengan eratnya hubungan antar staf dan tingginya pertumbuhan pendapatan. Eratnya hubungan antar staf akan meningkatkan jumlah energi pada organisasi tersebut melalui energi tambahan dari kebebasan bertindak yang akan dibawa oleh para karyawan yang terhubung erat, ke dalam pekerjaan.

Jadi sudahkah enam karakteristik tadi hadir di budaya perusahaan Anda? Jika belum, ACT Consulting bersama Ary Ginanjar Agustian yang telah berpengalaman menangani lebih dari 400 perusahaan di Indonesia dan Malaysia, siap membantu Anda untuk melakukan transformasi budaya organisasi di perusahaan Anda.

Info lebih lanjut hubungi:

0856-9459-7725