Tahu cara komunikasi yang tepat itu penting, utamanya dalam hal pekerjaan. Tapi sayangnya, masih banyak karyawan yang menyepelekan hal ini, hingga terjadi kesalahpahaman. Dampak buruknya pada kredibilitas dan produktivitas kerja karyawan tersebut.
Untuk menghindari hal buruk semacam itu, Anda perlu tahu beberapa hal berikut. Cara-cara yang bisa membantu Anda berkomunikasi dengan tepat di tempat kerja. Cara yang mudah dipahami dan bisa dilakukan detik ini juga. Di antaranya:
1. Buatlah Hal yang Rumit Menjadi Sederhana
Ini adalah era banjir informasi. Di mana karyawan hingga klien akan menerima dan membagi informasi dari berbagai saluran. Banyaknya informasi memang bagus untuk pengetahuan, namun akan membuat bingung dan ruwet jika tak dikelola dengan baik.
Untuk itu, mereka cenderung menangkap informasi yang mudah dan sederhana.
Jadi, berusahalah menyampaikan informasi dengan cara yang simple dan jelas. Cara yang juga efektif untuk menghindari kekacauan di semua lini pekerjaan, karena informasi yang tidak jelas.
2. Atasi Konflik dengan Berdiplomasi
Konflik itu ada di mana-mana, sebaik apa pun Anda menghindarinya. Untuk itu sebaiknya Anda belajar bagaimana berpikir, bersikap, dan bertindak ketika terjadi konflik. Langkah solutif untuk menghindari masalah yang lebih luas.
Misalnya dengan memperbaiki cara berkomunikasi, berpikiran terbuka, tidak berprasangka dan menyerang siapa pun, dan berdiplomasi. Ciptakan suasana kerja yang nyaman dan komunikasi yang baik, agar setiap konflik yang terjadi bisa diatasi.
3. Mengobrol Secara Langsung
Kecanggihan teknologi komunikasi membuat banyak orang lupa untuk berkomunikasi secara langsung. Di tempat kerja sering terjadi obrolan lewat email, chat room, dan sejenisnya, dibanding bicara langsung.
Padahal mereka ada di satu ruangan atau satu gedung yang sama.
Cara ini efektif secara kecepatan. Tapi, bisa jadi masalah untuk mereka yang tidak mahir berkomunikasi secara tertulis. Komunikasi tak langsung cenderung riskan kesalahpahaman. Jadi, usahakan lebih sering berkomunikasi dan bertemu langsung.
4. Hormati Perbedaan Kebudayaan di Kantor
Sangat mungkin Anda bekerja dengan orang-orang yang berbeda latar belakang, budaya, dan sebagainya.
Perbedaan ini amat berpotensi terjadi mis-komunikasi. Jadi, lakukan tindak pencegahan dengan membuat lingkunang kerja yang saling menghargai.
Misalnya, dengan berkomunikasi menggunakan bahasa universal dan pemilihan kata sopan.
5. Berikan Feedback yang Baik
Semua karyawan tentu ingin diakui kehadirannya. Jadi, saat ada yang sudah berusaha keras bekerja, Anda utamanya atasan patur memberikan apresiasi.
Bila hasilnya kurang baik, berikan feedback positif sebagai penyemangat. Feedback ini bisa dilakukan saat pertemuan rutin seperti rapat. Namun, bisa juga dilakukan via email, telepon, dan media komunikasi lainnya.
6. Berikan Kepercayaan Pada Karyawan
Ketika karyawan dianggap mampu dan berprestasi, berilah kepercayaan kepadanya untuk memegang kontrol atas apa yang dikerjakan. Tugas pimpinan atau manajer itu mengawasi kerja karyawan, bukan mendiktenya.
7. Selaraskan Perkataan dengan Perbuatan
Sikap yang Anda tunjukkan di kantor seharusnya selaras dengan perkataan Anda. Jika tidak bisa menjadi bisa terjadi konflik dan sejenisnya, karena mis-komunikasi.
Lebih baik untuk tidak mengatakan apa pun atau menundanya, hingga Anda benar-benar yakin dengan informasi yang Anda katakan, sehingga tidak terjadi kesalahpahaman di masa mendatang.
8. Presentasikan Secara Visual
Otak manusia cenderung lebih responsif terhadap visual seperti gambar, dibandingkan dengan kata-kata.
Jadi, presentasi yang baik tidak akan memuat terlalu banyak kata-kata.
Masukkan saja poin-poin penting dan divisualkan semenarik mungkin. Misalnya dengan gamar, grafik, dan sebagainya. Presentasi visual membantu menghindari mis-komunikasi, karena penjelasan lebih simple dan mudah.
9. Hindari Pengulangan yang Tidak Perlu
Bila ingin komunikasi berjalan efektif, hindari memberikan perintah atau informasi berulang-ulang dengan isi sama. Jauh lebih baik Anda bertanya apakah ada yang kurang jelas, untuk memperbaiki informasi yang disalahartikan.
Anda perlu tahu bahwa pengulangan justru memberikan kesan Anda tak percaya pada karyawan atau rekan kerja.